Voor een goede behandeling en goed advies is het nodig gegevens over de cliënt en diens overeenkomsten vast te leggen. Dit gebeurt via onze cliëntendossiers, waarin alle gegevens over gemaakte afspraken en overeenkomsten van een cliënt worden verzameld. Alle cliëntendossiers en de computerdatabase samen vormen een zogenaamde persoonsregistratie- systeem.

(Voor het opzetten van en werken met een persoonsregistratie bestaat in Nederland sinds 1990 een aparte wet, de Wet op de Persoonsregistratie of de WPR.)

De Wet op de Persoonsregistratie regelt de verplichtingen van de persoon of de instantie die een persoonsregistratie opzet en gebruikt.

Zo bestaat er bijvoorbeeld de verplichting om een Privacyreglement op te stellen. Ook Simons Financieel Adviesgroep heeft zo'n Privacy reglement opgesteld en online gezet.

In dit reglement geven wij precies aan hoe men binnen Simons Financieel Adviesgroep omgaat met schriftelijke en digitale gegevens over en van cliënten, hoe deze gegevens worden opgeslagen, hoe ze worden beveiligd en wie er wel en niet inzage heeft in deze gegevens.

Als iemand zich aanmeldt op de site van Simons Financieel Adviesgroep of via de post/fax begint Simons Financieel Adviesgroep bijna direct met het vastleggen van diens gegevens. Naast vermelding van het feit dat er gegevens worden opgeschreven en bewaard, moet een cliënt ook weten wat zijn of haar rechten zijn met betrekking tot die gegevens. Hierbij worden door Simons Financieel Adviesgroep de algemeen aanvaarde cliëntenrechten in acht genomen.

1. Het recht op inzage van de gegevens
De cliënt die zijn gegevens wil inzien, kan daartoe een verzoek indienen bij de eindverantwoordelijke behandelaar c.q. het hoofd van de afdeling waar de cliënt een overeenkomst heeft. Het hoofd van de afdeling zorgt er dan voor dat binnen korte termijn gehoor wordt gegeven aan de wens van de cliënt.

2. Het recht op correctie van feitelijke onjuistheden
Als de cliënt van mening is dat er feitelijke onjuistheden in zijn dossier gegevens staan, heeft de cliënt het recht op correctie van die gegevens.

3. Het recht op een kopie van de gegevens
Een cliënt kan desgewenst een kopie van zijn dossiergegevens krijgen; de kosten van zo'n kopie bedragen maximaal €10,00.

4. Het recht op verlenen van toestemming voor verstrekking van gegevens aan derden
Gegevens uit het dossier van een cliënt kunnen alleen aan derden (personen of instanties buiten Simons Financieel Adviesgroep) worden verstrekt als de cliënt daartoe schriftelijke toestemming heeft verleend; dit geldt zowel tijdens als na de gemaakte afspraken c.q. overeenkomsten gedurende de bewaartermijn voor dossiers.